Para aumentar a transparência, Mesa Diretora apresenta projeto que regulamenta a gestão de processos digitais na Câmara
A Mesa Diretora da Câmara Municipal de Campinas protocolou um Projeto de Resolução que regulamenta a gestão dos processos digitais e documentos arquivísticos digitais nos âmbito do Poder Legislativo. A propositura, que atualiza a Resolução nº 961, de 5 de fevereiro de 2019, tem como objetivo aumentar a transparência, a acessibilidade, a eficiência e eficácia, a integração, a colaboração a sustentabilidade ambiental, a autenticidade e a confiabilidade da tramitação dos documentos da Casa.
Entre as ações previstas, estão os formatos de arquivo dos documentos digitais que deverão ser integrados, abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente utilizados, observando-se as políticas e diretrizes estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (ePING), para oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação. O controle do ciclo de vida dos documentos digitais, desde a produção até a destinação final, também deverá ser realizado por meio de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad).
A proposta da nova Resolução também determina que as rotinas de software a serem adotadas pela Câmara deverão considerar a necessidade de garantia de rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria, com o objetivo de verificar a ocorrência de acesso aos documentos e seu uso indevido. A propositura obriga o credenciamento de acesso ao software de gestão arquivística de documentos - realizado mediante procedimento no qual seja assegurada a adequada identificação do interessado - para todos os vereadores e para todos os servidores com atribuições funcionais compatíveis com o sistema, bem como para aqueles que mantenham relação contratual com a Casa, respeitados os critérios para definição de perfil estabelecidos pela Diretoria de Tecnologia da Informação e Telecomunicação.
O credenciamento no Siga-Doc de servidores públicos e de pessoas físicas não vinculadas à Administração Pública municipal é ato pessoal e intransferível, estando condicionado à aceitação das regras que disciplinam o uso do sistema, com a consequente responsabilização do usuário em caso de uso indevido. Além de que, serão fornecidos certificados digitais emitidos no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para todos os vereadores e para os servidores designados pelo presidente da Câmara.
De acordo com o texto, a digitalização de documento recebido em suporte físico ainda será acompanhada da conferência de sua integridade e do registro da natureza do documento apresentado, sendo indicado se se trata de documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. O documento resultante da digitalização de original será ainda considerado cópia autenticada administrativamente e o documento resultante da digitalização de cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples terá valor de cópia simples.
A propositura determina ainda a obrigatoriedade da guarda dos documentos físicos originais que forem digitalizados, seguindo os critérios de armazenamento e acondicionamento definidos pela Coordenadoria de Arquivo Público e cumprindo os prazos estabelecidos em tabela de temporalidade para sua transferência, recolhimento ou eliminação, de acordo com a regulamentação vigente desses procedimentos.
Não serão considerados indisponibilidade por motivo técnico o período de execução de manutenção programada; o período de manutenção corretiva emergencial e o período de indisponibilidade que ocorrer durante o intervalo entre a meia noite e às 5 horas, 59 minutos e 59 segundos, por não comprometer o cumprimento de prazos. Será considerada indisponibilidade por motivo técnico no software a indisponibilidade que for superior a 60 minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6 horas e as 23 horas e ocorrer entre as 23 horas e as 23 horas, 59 minutos e 59 segundos.
Os documentos arquivísticos poderão, quando for imprescindível, ser protocolados em meio físico e ter sua digitalização e sua inserção no software de gestão arquivística de documentos realizadas posteriormente pelo setor responsável. O protocolo físico funciona das 9 às 18 horas, de segunda-feira a sexta-feira, exceto feriados e dias de expediente suspenso, conforme publicação em diário oficial.
Os atos processuais em meio eletrônico serão considerados realizados no dia e na hora do recebimento pelo software de gestão arquivística de documentos oficial da Câmara. Quando o ato tiver de ser praticado em determinado prazo, serão considerados tempestivos os realizados até as 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo como referência o horário oficial de Brasília.
A indisponibilidade do sistema no último dia do prazo, por motivo técnico ou em razão de manutenção programada ou emergencial, prorroga o prazo para o primeiro dia útil seguinte ao restabelecimento do sistema. Se a indisponibilidade por motivo técnico ultrapassar 24 horas seguidas, o presidente da Câmara poderá suspender o curso de todos os prazos processuais por meio de ato publicado no Caderno do Poder Legislativo do Diário Oficial do Município.
“A reedição da norma está em consonância com os objetivos de melhoria tecnológica e sustentabilidade constantes no Planejamento Estratégico 2025 e 2026”, justificaram Luiz Rossini (Republicanos), Guilherme Teixeira (PL) e Rodrigo Farmadic (União), integrantes da Mesa Diretora.
Os documentos não poderão ser alterados ou excluídos, eles deverão ser classificados e avaliados de acordo com plano de classificação e tabela de temporalidade e destinação, conforme a legislação arquivística em vigor. Os documentos digitais cuja atividade tenha sido encerrada e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final ainda poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, cujas especificações seguirão a normatização arquivística vigente, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
Texto e Foto: Câmara Municipal de Campinas
